Обучающий центр

Google Таблицы: большой гайд по работе с инструментом

Команда AskUsers

Команда AskUsers

Google Sheets – удобный инструмент, который повсеместно используется компаниями, работающими в digital-сфере. С его помощью удобно планировать (например, контент, финансы или задачи), вести бухгалтерский учет, проводить маркетинговый анализ, строить прогнозы и т.д.

Google Sheets – удобный инструмент, который повсеместно используется компаниями, работающими в digital-сфере. С его помощью удобно планировать (например, контент, финансы или задачи), вести бухгалтерский учет, проводить маркетинговый анализ, строить прогнозы и т.д. Несмотря на то, что его функционал во многом пересекается с Microsoft Excel, инструмент намного проще и дает больше возможностей для совместной работы.

Интерфейс Google Таблиц

Работать с таблицами можно в браузере или приложениях для смартфонов и планшетов. В верхней строке расположены привычные разделы меню:

  • Файл: в этом списке вы найдете все операции по созданию, импорту, отправке, перемещению созданных документов. Здесь же вы можете скачать файл в форматах XLSX, PDF, ODS, HTML, CSV, TSV.
  • Правка: содержит стандартные функции, для которых чаще всего используются сочетания клавиш (копировать, вставить, вырезать и т.д.), а также удаление/добавление строк и столбцов.
  • Вид: всё, что связано с отображением таблицы, например, сетка, масштаб, формулы и диапазоны.
  • Вставка: с помощью функций раздела можно добавить изображения, диаграммы, формы, примечания, комментарии и т.д. Кроме того, можно создать второй лист.
  • Формат: для корректных расчетов нередко требуются цифры в определенном виде – выбрать его можно в этой части меню. Если необходимо повернуть или перенести надпись в ячейке, изменить внешний вид текста (жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый), выровнять абзацы, все эти опции расположены тут.
  • Данные: здесь можно отсортировать, применить фильтры, проверить, избавиться от лишних пробелов или свести таблицы.
  • Инструменты: если для работы вам потребуются макросы, скрипты или формы, сделать это можно с помощью функций этого раздела.
  • Дополнения: здесь вы можете расширить функционал с помощью других сервисов Google.
  • Справка: поможет сориентироваться и найти необходимую информацию по использованию Spreadsheets.

Справа от меню отображается дата последнего изменения. Кликнув на неё, вы получите доступ к истории корректировок файла. Под этой строчкой вы увидите панель инструментов, поле таблицы с ячейками и навигацию по листам. В правом нижнем углу есть кнопка анализа данных. Это автоматизированный инструмент, который может найти закономерности в информации и сделать по ней сводку.

Панель инструментов Google Sheets

В верхней части страницы располагаются функции, которые используются в работе постоянно. Многие из них можно заменить кнопками на клавиатуре:

  • Отменить действие (Command+Z для MacOS или Ctrl+Z для Windows).
  • Повторить действие (Command+Y или Ctrl+Y).
  • Печать (Command+P или Ctrl+P).
  • Копировать форматирование.
  • Масштаб – здесь вы увидите выпадающий список, где можно выбрать удобный для работы вид (от 50% до 200%).
  • Денежный формат.
  • Процентный формат.
  • Уменьшить число знаков после запятой (система сама округлит значения).
  • Увеличить число знаков после запятой.
  • Другие форматы – здесь можно выбрать отображение в виде даты, времени, валюты (с округлением или без) и т.д.
  • Шрифт – вид, размер, цвет, выделение с помощью жирного или наклонного, а также возможность зачеркнуть текст.
  • Заливка с выбором цвета для ячейки.
  • Границы, где можно выбрать стиль, цвет и расположение линий в таблице.
  • Выравнивание по горизонтали и вертикали.
  • Перенос текста.
  • Поворот текста.
  • Вставить ссылку (Command+K или Ctrl+K).
  • Вставить комментарий (Command+Option+M или Ctrl+Alt+M).
  • Вставить диаграмму.
  • Создать фильтр.
  • Функции – для расчетов и анализа данных.
  • Способы ввода, где можно включить экранную клавиатуру.
  • Стрелка, скрывающая меню.

Внизу происходит управление листами, которые можно добавлять, удалять, переименовывать, копировать, перемещать и скрывать. Кроме того, вы можете защитить их от изменений.

Настройки доступа

Чтобы файл стал доступен другим пользователям, вы можете поделиться им, нажав на зелёную кнопку в правом верхнем углу. После этого откроется окно, где можно предоставить доступ по email или по ссылке. Открывая таблицу другим, вы можете определить их статус:

  • Редактор – дает возможность менять содержимое.
  • Комментатор – разрешает оставлять примечания.
  • Читатель – позволяет только смотреть без возможности внесения изменений и добавления пометок.

Начало работы с Google Sheets

Начать работу с сервисом можно на его главной странице. Зайдите в свой аккаунт Google. На странице отобразятся все доступные вам документы, отсортированные по дате последнего просмотра: значками помечены те, у которых есть общий доступ с другими пользователями. Вы можете воспользоваться фильтрами, чтобы в списке показывались только созданные вами таблицы.

В верхней части предоставлены образцы для работы: календарь, список дел в виде чек-листа с дедлайнами, бюджеты. Нажав на кнопку «Галерея шаблонов», вы перейдёте в расширенный каталог:

Если необходимо создать пустую таблицу, кликните на лист с плюсом на главной странице. То же самое можно сделать и в интерфейсе диска. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите в списке таблицы.

Документы сохраняются автоматически в корневой папке Google Drive. Здесь можно разделить их по папкам с помощью функции «Переместить в…» или простым перетаскиванием.

Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»

Сервис позволяет загружать таблицы Excel. Открыть их можно, добавив в Google Диск через функцию создания, или с помощью импорта в Sheets. В пустом документе наведите курсор на раздел «Файл». В выпадающем списке воспользуйтесь одним из двух вариантов:

  • Выберите раздел «Импортировать» или «Открыть» и перетащите с компьютера XLSX в окно загрузки.
  • Нажмите на клавиатуре сочетание Ctrl+O (в Windows) или Command+O (в MacOs).

Эта связь работает и в обратную сторону: любой созданный документ можно сохранить в формате, поддерживаемом в Excel. Делается это в этом же разделе с помощью функции «Скачать».

Операции с ячейками, строками и столбцами

Для работы со столбцами, строками и ячейками вам потребуется функции, расположенные в верхнем меню или контекстном списке, который появляется при нажатии на нужный элемент правой клавишей мыши.

Удалить выделенную строку или столбец можно в разделе «Правка». Здесь же можно выбрать направление перемещения ячеек.

Как закрепить строки

В процессе работы с объемными таблицами для визуального анализа данных может потребоваться, чтобы определенные строки или столбцы оставались на виду при скроллинге. Их можно закрепить с помощью соответствующей опции в списке «Вид».

При выборе параметров «Несколько строк» или «Несколько столбцов» в таблице появится отсечка в виде утолщенной границы. Вы можете передвигать её, чтобы расширить или сузить диапазон закрепленной области.

Как перемещать элементы таблицы

Одна из наиболее удобных функций – свободное перемещение элементов без необходимости копирования. Для перетаскивания содержимого ячеек:

  • выделите их;
  • наведите курсор на границу области;
  • когда из стрелочки он примет вид «руки», нажмите на левую клавишу мыши и поместите в нужное место по логике drag&drop.

История изменений в «Google Таблицах»

В отличие от Excel и другого софта по работе с таблицами, в Google Spreadsheets все изменения сохраняются автоматически – не нужно ничего дополнительно настраивать. Каждое из них фиксируется в истории, найти которую можно в верхней панели.

Кликнув на неё, вы активируете режим, в котором нельзя вносить правки. Здесь можно выбрать любую версию и восстановить её. При этом все корректировки, которые были сделаны после, удалятся. Чтобы не допустить этого, скопируйте раннюю версию: тогда с ней будет намного проще работать.

Функция бэкапа недоступна, если вы не являетесь владельцем файла.

Как удалить и восстановить таблицу

Стереть таблицу можно в два клика – зайти в меню «Файл» и выбрать опцию «Удалить». Второй вариант – выделить документ на диске и нажать на клавишу Delete или значок корзины.

Восстановить таблицу можно в разделе корзины. Выберите нужный документ и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке вы можете окончательно удалить его или вернуть папку диска.

Работа с данными в «Google Таблицах»

Многие функции сервиса дублируют аналогичный софт. Но здесь больше возможностей для совместной работы, поэтому необходимо разобраться со всеми особенностями платформы.

Как редактировать Google Sheets

Выделите нужную ячейку и заполните её текстом или цифрами. Чтобы перейти на следующую строчку, нажмите Enter. Управлять можно с помощью стрелок, мыши, горячих клавиш и их сочетаний.

Если в графе уже добавлена информация, редактировать её необходимо через верхнюю строку, расположенную под панелью с инструментами. В противном случае содержимое удалится.

Как защитить данные от редактирования

Защитить файлы от редактирования можно в настройках доступа. Для этого необходимо выбрать уровень «Читатель». В таком случае пользователь может только открыть документ и ознакомиться с содержимым. Второй вариант – «комментатор»: с такими правами человек может только оставлять пометки, не меняя наполнение документа.

Внутри таблицы вы можете поставить ограничения на лист или диапазон ячеек.

Для этого выделите нужную часть страницы, кликните по ней правой клавиши мыши – и в меню с выпадающим списком выберите опцию «защитить». В результате другие пользователи не смогут вносить изменения в этот фрагмент. Если вы поделились доступом с файлом с несколькими людьми, можно выбрать, кто из них может корректировать данные.

Комментарии и примечания

Через контекстное меню можно добавлять подписи к каждой ячейке. Доступны две формы: первая – это комментарии, на которые могут отвечать другие юзеры, вторая – это примечание без возможности дополнить. Каждая из них по-своему отмечается в интерфейсе (жёлтыми и чёрными треугольниками в верхнем левом углу), чтобы можно было визуально их отличить.

Комментарии представляют собой диалог. Здесь вы можете обсудить с другими пользователями содержание, чтобы внести необходимые правки. После того как вы пришли к единому мнению, можно кликнуть на опцию «Вопрос решен». В таком случае ветка обсуждения закрывается.

Форматы данных

Для удобства управления данными используются разные форматы, которые по-разному отображаются в таблицах. В сервисе доступно несколько десятков вариантов, но чаще всего используются:

  • текстовый;
  • числовой;
  • финансовый;
  • валютный;
  • процентный;
  • время;
  • дата.

Для аналитики, например, поиска корреляции или средних значений, используются только цифровые данные. Чтобы изменить вид, воспользуйтесь разделом «Формат» и выберите нужные настройки. Если в общем меню нет того, что требуется для оформления, перейдите по вкладке «Другие форматы» – здесь находится полный список.

Условное форматирование данных

Самый простой способ изменения отображение ячейки – опции в панели управления сверху. Здесь вы можете менять внешний вид шрифтов, границ, абзацы и правила переноса текста. Не всегда ручных инструментов достаточно. Для автоматической корректировки используется условное форматирование.

Правила задаются для:

  • Отдельных строк и столбцов.
  • Ячеек или диапазонов.
  • Всей таблицы целиком.

Настроить их можно через раздел «Формат». В открывшемся окне добавляются условия, например, при определённых значениях ячейки перекрашиваются в заданный цвет. Менять можно не только оформление, но и стиль текста.

Для выделения можно использовать сложные правила. Например, вы ведете свыше 100 рекламных кампаний. Проверять каждую из них вручную невозможно. Допустим, необходимо отметить наиболее эффективные из них, с точки зрения целевых действий. Для этого вы можете создать сложные правила с помощью опции «Ваша формула». В таком случае при достижении определённого показателя стоимости конверсии содержимое помечается.

При необходимости визуально проанализировать диапазон, где цифры нуждаются в градации, удобнее всего использовать градиентную заливку.

Фильтры и сортировка

С помощью инструментов раздела «Данные» вы можете отсортировать, проверить или отфильтровать содержимое листа. В верхней панели управления есть значки быстрый сортировки от большего к меньшим и наоборот (или в алфавитном порядке – для текстовых ячеек). Продвинутые функции располагаются в меню.

Фильтры помогают скрыть ненужные данные. Это позволяет проще ориентироваться в объемных таблицах. Например, при анализе поведения пользователей на сайте вы можете отображать те факторы, которые приводят к определённой цели. Так вы фиксируете внимание только на нужной информации.

Проверка данных

Чтобы корректно производить расчёты по формулам, необходимо проверять содержимое в ячейках. Например, правильное построение диаграммы по датам невозможно, если где-то будет ошибка в формате. Избежать недочетов поможет опцию «Настроить проверку данных», которую можно найти в соответствующем списке.

Для запуска инструмента необходимо:

  • выбрать диапазон;
  • задать правило;
  • определить действие системы при возникновении ошибки.

Если напротив параметра «показывать текст для справки» поставить галочку, то ошибка будет сопровождаться примечанием из справки. Такие пояснения помогают быстрее решить проблему.

Система может проверять не только соответствие выбранному формату, но и значениям внутри ячеек. Например, вы знаете, что метрика не может быть отрицательной или превышать 100%. Вы можете задать правило, которое запрещает это.

Сводные таблицы

Для получения объективных выводов по результатам маркетинговых компаний специалисты часто используют сводные таблицы. Например, при запуске таргетированной рекламы вы получаете одни цифры (это может быть CPC, CPM или другие метрики), а в системах аналитики отображаются результаты (объем трафика, конверсии CR). С помощью Google Sheets вы можете свести их в один файл, структурировать информацию и создать наглядный отчёт, с которым удобнее работать.

При использовании параметра «Сводная таблица», платформа создаст новый лист и выведет в правой панели редактор для управления данными. Там вам нужно будет выбрать строки, столбцы, значения и настроить фильтры.

Диаграммы и графики в «Google Таблицах»

Визуализация – не самая значимая функция сервиса, но для работы с данными иногда требуются наглядные инструменты. Для этого вы можете добавить на страницу графики или диаграммы.

Выделите нужный диапазон, перейдите в раздел «Вставка» и выберите в нём раздел «Диаграмма». Система автоматически построит следующий рисунок:

В настройках вы можете выбрать любой тип: график, область, карту, точечное отображение и т.д. На основе данных система выдает рекомендации, какие варианты могут подойти для визуального анализа.

Здесь же доступны другие настройки:

  • Тип накопления, где можно выбрать один из двух параметров – «стандартный» или «нормированный». Это важно учитывать, если для анализа учитывается несколько критериев.
  • Диапазон данных, который позволяет корректировать выбранную для создания графика зону ячеек.
  • Оси и параметры, используемые для построения.
Изменить оформление можно во второй вкладке «Дополнительные». Здесь настраивается стиль отображения, цвета столбцов или линий, шрифты, начертание, легенда и другие элементы.

Полученное изображение можно сохранить как изображение для отчётов и презентаций, а также в два клика опубликовать на сайте. Платформа создает скрипт, который вставляется в код сайта. В результате диаграмма будет отображаться в выбранной области на странице.

Работа с функциями

Как и в Excel, для обработки данных в Google Sheets доступны функции. Вам необходимо ввести стандартизированную формулу – и программа сделает необходимые расчеты.

Для запуска инструмента требуется ввести «=» в ячейку. Система предложит самые используемые функции. Если из показанных вариантов ни один не подходит, напишите первые буквы. Подсказки помогут найти то, что вам нужно. После этого требуется выбрать массив одним из двух способов:

  • Ручным вводом первой и последней ячейки для анализа в скобки.
  • Выделением нужного диапазона с помощью мышки.

Маркетологи часто используют функции для расчетов средних показателей, затрат и коэффициентов. Например, если у вас есть данные по затратам на рекламные объявления, количество переходов и совершенных целевых действий, с помощью простых формул вы можете посчитать цену за клик (CPC), коэффициента конверсии и другие показатели эффективности. Ввести функцию нужно только один раз – для остальных данных её достаточно растянуть на другие ячейки в столбце или строке.

Интеграция с другими инструментами

Главное удобство онлайн-сервисов Google – возможности взаимной интеграции. Для обработки данных можно подгружать их автоматически из форм и аналитики. Это ускоряет работу маркетологов, SEO-оптимизаторов, UX-дизайнеров и других специалистов, работающих с сайтами.

Взаимодействие с Google Forms

Для импорта данных из форм в таблицы не требуется дополнительных настроек – их функционал пересекается.

Зайдите в раздел «Инструменты» в Google Sheets и выберите «Создать форму». Система перенаправит на редактор. Под каждый созданный вопрос будет создаваться соответствующий столбец. При заполнении ответы автоматически загружаются в ячейки.

Если вы создавали форму через интерфейс Google Forms, то данные можно импортировать. Зайдите в раздел «Ответы» и нажмите на значок таблицы. Для загрузки можно сделать новый файл или загрузить в готовый.

Формы можно использовать как инструмент для сбора информации при исследованиях юзабилити. Ответы тестировщиков будут автоматически загружаться в созданную вами базу.

Интеграция с Google Analytics

Специалистам, которые работают с сайтами, пригодится интеграция с системой аналитики. Это позволяет загружать данные, рассчитывать показатели, оформлять сводки и отчёты.

Чтобы добавить приложение, перейдите в раздел «Дополнения»:

Выберите в списке Google Analytics и в открывшемся окне нажмите кнопку «Установить». Следуйте инструкции.

В результате в меню дополнений появится соответствующий раздел, где вы сможете подготовить отчёт вручную или настроить автоматизированное создание.

Полезные дополнения Google Sheets

Lucidchart Diagrams: продвинутый облачный инструмент для создания визуальных отчетов с диаграммами, схемами, чартами и т.д.

Mail Merge for Gmail: сервис для настройки персонализированных рассылок через Google Sheets. Помогает правильно организовать онбординг и анализировать его результаты. Частично заменяет функции CRM.

Supermetrics: выгружает аналитику более, чем из 50 источников, включая Яндекс.Метрику.

Calendar to Sheet: переносит мероприятия из календаря в таблицы.

Вы можете найти сотни других приложений, расширяющих стандартный набор функций и инструментов. Все они устанавливаются в два клика.

Сочетания и горячие клавиши в «Google Таблицах»

Упростить взаимодействие с файлами и их редактирование помогают сочетания клавиш:

  • Выделение столбца: Ctrl (для Windows) или Command (для MacOS) + пробел.
  • Выделение строки: Shift + пробел.
  • Вставка ссылки: Ctrl/Command + K.
  • Поиск: Ctrl/Command + F.
  • Замена символов: Ctrl/Command + Shift + H.

Можно использовать и привычные сочетания копирования, вставки, начертания шрифта и т.д. Полный список располагается в разделе справки.

Освоив функционал сервиса, вы сможете повысить эффективность работы в команде. Инструменты упрощают процесс сбора и оформления семантического ядра для SEO, помогают анализировать метрики сайтов, сводить статистику, готовить товарные фиды для ретаргетинга в социальных сетях и т.д. Возможность открывать один файл с разных устройств и аккаунтов позволяет сократить время на коммуникации. Как собрать и оформить семантику в таблицах, вы можете прочитать в нашем материале.

Закажи юзабилити-тестирование прямо сейчас
Заказать
724
Читать также